Zakelijke auto en belastingregels

Als de zakelijke auto door de werknemer privé gebruikt wordt:

Het verwerken van een inkomstenbelastingbijtelling van meestal 25% van de cataloguswaarde van de auto. Deze bijtelling moet met ingang van 1 januari 2006 via de loonstrook verwerkt worden. Voor auto's met een lage CO2 uitstoot is de bijtelling 14% of 20%.
Vanaf een belastbaar inkomen van € 17.000 betaalt de werknemer 42% inkomstenbelasting (> € 52.000 is dit 52%) over de bijtelling. De bijtelling heeft een negatief effect op het inkomen van de werknemer van veelal netto € 250 - € 450 per maand.
De bijtelling leidt voor de werkgever tot een hogere werkgeversbijdrage voor het inkomensafhankelijke deel van de premie ZVW (6 % afdracht over de bijtelling).
Voor de werknemer is de hogere werkgeversafdracht van de ZVW premie weer belast, dit leidt voor de werknemer tot een kostenpost van 3% (42 of 52% van 6%).
De werkgever moet bij privé gebruik volgens een standaard regeling BTW afdragen. De afdracht bedraagt 12% BTW van 25% van de cataloguswaarde. Deze "verborgen" kostenpost van gemiddeld +/- € 1.000 per jaar wordt vaak vergeten.
Veelal zal de werknemer een vergoeding betalen voor privé kilometers, over deze vergoeding moet de werkgever 19% BTW afdragen (te berekenen als 19 / 119 x de ontvangen vergoeding). Deze BTW afdracht kan verrekend worden met de standaard BTW afdracht.
Als de werknemer een vergoeding betaalt omdat de gekozen auto duurder is dan de zakelijke norm dan mag de BTW die over deze vergoeding afgedragen wordt niet verrekend worden met de BTW afdracht volgens de standaard regeling.

Als de zakelijke auto niet door de werknemer privé gebruikt wordt:

Eventueel gebruik maken van de fiscale verklaring "geen privé gebruik" waarmee de bewijslast van geen privé gebruik van de werkgever naar de werknemer verschoven wordt. Als de werkgever echter weet dat de verklaring ten onrechte afgegeven is dan kan de fiscus de naheffingen ook op de werkgever verhalen.
Overtuigend bewijs leveren dat er op kalenderjaarbasis met de auto niet meer dan 500 privé kilometers gereden zijn. In de praktijk betekent dit veelal het overleggen van een sluitende kilometer administratie.
Als de werknemer aan het eind van het jaar de grens van 500 privé kilometers toch overschrijdt, of als de werknemer geen overtuigend bewijs kan leveren van het feit dat er minder dan 500 privé kilometers gereden zijn, dan moet de bijtelling over het hele jaar alsnog plaats vinden (kan duizenden Euro's kosten).
Volgens de standaard regeling BTW afdragen van 12% van 10% van de cataloguswaarde.

Als een privé (lease)auto zakelijk gebruikt wordt dan heeft u te maken met:

Onbelast mag € 0,19 per zakelijke en woon-werk kilometer belastingvrij vergoed worden, als meer betaald wordt dan € 0,19 dan moet het meerdere via de loonstrook als inkomen belast worden.
Alle zakelijke en woon-werk kilometers mogen vergoed worden, ook als deze bijvoorbeeld met de fiets of de motor gemaakt zijn.
Ook als de werknemer carpoolt mag de werkgever netto € 0,19 per kilometer betalen.
Over betaalde kilometervergoedingen mag de werkgever geen BTW verrekenen.